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ISO(International Organization for Standardization)即国际标准化组织,是由100多个国家的标准化团体(ISO成员团体)组成的世界性联合会。ISO9001《质量管理体系要求》及ISO14001《环境管理体系要求及实施指南》是该组织在质量和环境方面的国际化标准。自上世纪90年代,为了与国际化接轨,质量、环境管理体系认证在中国企业界风靡。近年来,越来越多的政府机关为了规范自身行为、提高行政效率,也纷纷引入这一管理体系,以实现行政管理的规范化和标准化。
自2007年,经开区国税局在经开区管委会的统一领导部署下,将IS09001质量管理体系、ISO14001环境管理体系引入到税收管理工作中,并顺利完成贯标工作,于2008年9月通过了经开区管委会和北京认证机关达标验收的内审和外审,实现了税收管理的国际标准化接轨,对税收的征收管理及内部行政管理、后勤服务等进行全过程控制,取得了良好成效。
为使认证顺利通过,经开区国税局抓好了“五个阶段”的工作:
一是学习宣传阶段。发放ISO9001、ISO14001质量及环境体系认证相关资料,组织开展系列标准知识培训讲座,要求每位干部职工从学习体系内容入手,了解其“以顾客(纳税人)为关注焦点、过程控制、预防为主、持续改进、制度化管理、自我约束”的核心管理思想和基本原则,熟悉认证知识和流程,对引入这一管理体系的重要性及现实意义有了统一的认识,从而转变观念,明确工作要求并付之于行动。
二是体系建立阶段。成立领导小组和组织办事机构,明确工作职责,在职责范围内对质量、环境因素实施过程控制。首先严格按照ISO9001标准,建立了以纳税人为顾客、以税收征管服务为产品的质量体系,对全局所有文件和资料进行收集和分析,把质量管理体系文件划分层次,确保质量管理体系文件既满足ISO9001标准的要求,又能覆盖所有与税收征管质量有关的过程。其次按照ISO14001的标准,对全局工作中涉及的环境因素进行识别,识别出固体废物排放、噪声排放、大气、废水、能源消耗、资源消耗、隐患(火灾)等7个方面的一般环境因素,建立了以节能减耗为核心的环境体系。
三是目标确定阶段。制定《工作手册》,包括职位结构图、各职位职责及任职要求、工作目标、环境目标、执行的法律法规和管理制度、服务规范、服务检查要求等7个方面的内容,各项工作的开展均按照《工作手册》的规定进行。质量方面:制定了质量手册、流程管理、工作规范3个层次的文件,并根据“十一五”云南国税规划制定出质量目标总体要求,对税务登记率、申报率、滞纳金加收率、处罚率、欠税增减率、顾客满意率、承诺服务兑现率等七项具体业务要求进行量化,同时制定了全局的《服务指南》,明确了纳税服务的事项、要求及服务不合格的处理规定,从而达到质量目标可测量的要求。环境方面:按规定要求控制所识别的环境因素,确保不违反法律法规和其他要求;发现环境因素控制不符合情况,立即整改,做到改进率达100%。
四是运行整改阶段。依靠中国税收征管信息系统等现有的应用管理监控系统,以“依法治税、为纳税人提供优质服务”为宗旨、以“严格税收执法、规范行政管理、提供优质服务、坚持持续改进”为质量方针,有计划地对质量及环境管理体系的运行情况进行审核,开展审核评审,加强检查整改,以保持管理体系的持续改进和良性循环。质量方面:定期检查全局的质量目标完成情况,形成检查记录,其中,顾客满意度调查按年向纳税人发放调查统计表,统计出当年顾客满意度的比例,其余各项均按月在考核系统中查询,如有未达到自定质量目标的情况,及时进行查询原因并予以整改,整个处理过程均要有记录备查。环境方面:制定了《环境法律法规和其他要求确认记录表》,列入了相关环境法律法规的具体条款,每半年对遵守情况进行检查,填写《法律法规和其他要求合规性评价记录表》,制定《工作环境检查记录表》、《固体废弃物处置记录表》,按月将全局的工作环境及固体废弃物处置情况进行检查并记录登记,确保做到环境法律法规遵守率为100%。
五是实施认证阶段。主动向认证机构提出认证申请,先后经过经开区管委会、咨询公司组织的内审和管理评审,通过文件和现场审核,对所有涉及的工作进行全面认真的符合性审核,对发现不符合的项目采取适当的纠正措施,提交相应证据以供认证机构验证,今年一次性通过了北京新世纪认证公司的外部符合性监督审核,工作受到了审核师的好评。
通过贯标,全局树立了“四种理念”:一是树立了“以纳税人为关注焦点”的服务理念,增强了服务意识,通过在配备服务设施、与纳税人沟通、处理纳税人投诉信访等方面实施制度化管理,提高了纳税人满意度;二是树立了“过程控制”理念,通过明确每一项工作的业务流程、每一道环节的目标标准,增强了各岗位的责任意识,理顺了内部管理关系,使各个操作过程、各个工作环节既相互制约、又相互促进,提升了工作质效;三是树立了“预防为主”的理念,认识到工作质量的优劣不由最终检验决定,而是在过程中形成,增强了自审和自我预防的意识,通过事先分析影响质量的各种因素,采取措施将其消灭在形成过程之中,防患于未然;四是树立了“自我管理”的理念,ISO认证使工作的考核标准(质量体系文件)、考核依据(质量记录)、考核方法(内部质量审核)都明确化、制度化,并通过内部质量审核、纠正预防措施、管理评审、文件资料控制等四个支柱要素的协调动作来进行管理,不断发现和改进存在问题,从而实现自我加压、自我完善和自我发展。
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